De mogelijkheden van online events en alles wat je hierover wilt weten

Zet je reeds geplande event om naar een digitaal event

Als gevolg van de intelligente lockdown gaan de ontwikkelingen rondom het organiseren van online events razendsnel. Maar hoe ziet een online event er uit? Welke mogelijkheden zijn er allemaal en wat zijn de voor- en nadelen? En de belangrijkste vraag: hoe zet je een reeds gepland event om naar een digitaal event? Hieronder nemen we een kijkje in de wereld van online events.

Kijkje in de wereld van online events
Livestreams zijn populair neem bijvoorbeeld het gebruik van Facebook Live. Maar wil je een succes maken van je online event, dan komt er iets meer bij kijken. Het begint uiteraard, net als bij een live event, allemaal met een goed uitgewerkt plan waarin vragen als: wie, wat, waarom, waar en wanneer goed uitgewerkt zijn.

Wat een online event anders maakt zijn de tools die ingezet worden. Wil je een webinar of livestream met interactie opzetten, dan kun je gebruik maken van bijvoorbeeld: Q&A (Questions & Answers), AMA (Ask Me Anything), een paneldiscussie, fireside chat (informeel), townhall meeting (voor iedereen binnen de organisatie) en/of breakout-sessies.

Maar er zijn nog veel meer tools om in te zetten tijdens een online event. De social media kanalen hebben prima functies om te livestreamen en een gesprek op gang te brengen met de deelnemer(s) thuis. Andere tools voor professionele en complete online events zijn:

  • Hopin
    Platform voor live online evenementen waarbij communicatie en contact centraal staan;
  • vFairs
    Host voor virtuele beurzen, conferenties en meer. Verbinding via chat-tools, live webinars en toegang tot digitale inhoud;
  • Run the World
    Digitale ervaringen door live online events voor onder andere bedrijven, organisaties en experts;
  • Miro
    Het online samenwerkingsplatform voor het samenbrengen van teams;
  • Whova
    Digitale maximalisatie van deelnemers betrokkenheid en netwerken.

Er zitten veel voordelen en ook een aantal nadelen aan een online event. Met alle middelen en tools die er zijn zien we een mooie uitdaging voor ons liggen. En vergeet niet… de ontwikkeling staat niet stil.

Voordelen

Reductie kosten
Geen/minder kosten voor locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek;

Besparingen op kosten kunnen worden ingezet voor ontwikkeling
Mooie nieuwe initiatieven, marketing, professionalisering programma en digitale verslaglegging;

Lagere ticketprijzen
Lagere ticketprijzen door reductie kosten;

Duurzaam organiseren
CO2-reductie, afval reductie en tegengaan van voedselverspilling;

Grotere kans op interessante sprekers
Geen reistijd, vanuit huis/kantoor deelnemen, minder lang aanwezig tijdens event;

Bezoekers/deelnemers besparen tijd en kosten
Geen reistijd/kosten en gerichter (online) netwerken

Partners en sponsoren beter zichtbaar
Partners en sponsoren kunnen online op de goede momenten hun branding presenteren, digitaal data-analyses maken en digitale goodiebag zorgen voor hogere conversie.

nadelen

Uiteraard zijn er ook nadelen die (nog) niet goed ingevuld kunnen worden tijdens een online event. 

Minder totaalbeleving
Het beleven van de emoties tijdens een presentatie zoals verbazing, verwondering, gelach of een ander emotioneel moment wordt gemist en kan ook niet worden gedeeld met de andere bezoekers tijdens de sessie en in de pauzes;

Netwerken en nieuwe mensen leren kennen
Er zijn al veel mogelijkheden die ingezet kunnen worden tijdens een online event maar meestal ontmoet je de meest interessante mensen veelal bij toeval;

Kortere spanningsboog
Het programma van het online event moet interessant zijn en blijven om bezoekers te boeien. Weglopen bij een online event is makkelijker dan bij een live event. Dus… strak de regie voeren, verschillende interacties toevoegen en kort en krachtig programmeren.

De wereld op zijn kop maar events blijven

De wereld staat op haar kop en ons beeld is dat de wereld ook blijvend zal veranderen. En misschien is dat helemaal niet zo erg… Er zullen in de toekomst nog steeds evenementen worden georganiseerd en de live events komen ook zeker weer terug. Misschien in een andere vorm en in een andere hoeveelheid, maar de mensheid heeft nou eenmaal de behoefte om verbinding te zoeken, mensen te ontmoeten en kennis te delen. Onze missie blijft in ieder geval hetzelfde:

Wij organiseren mooie momenten en dat blijven we doen door ons met enthousiasme en creativiteit voor 100% in te zetten voor onze opdrachtgevers.

Geïnspireerd geraakt?
Neem contact op

Geïnspireerd geraakt?
Neem contact op

Maak een afspraak!

we nemen z.s.m. contact met je op